Power Platform Stories #1 – Hans et son classeur Excel

Disclaimer : Le but de cet article est de vous aider à comprendre le fonctionnement et les usages de la Power Platform à travers des situations concrètes. Si toutefois vous désirez obtenir des informations plus précises nous proposons régulièrement des webinars, le dernier en date est accessible ici. Cet article a initialement été publié sur notre site web : neos-sdi.com.

Afin d’illustrer concrètement l’utilité de la Power Platform, nous allons prendre l’exemple d’un cas d’usage que l’on peut rencontrer en entreprise.

Voici HANS ; il est vendeur dans une concession automobile allemande et reçoit des clients tout au long de la journée.

Hans a la possibilité de soumettre des demandes de crédit. Pour cela, il utilise un poste informatique et un fichier Excel qui permettent de produire des simulations. Ce fichier Excel a été créé il y a déjà 3 ans par personne malheureusement partie depuis. Le secret de fabrication de ce fichier est donc scellé à jamais. Voici à quoi il ressemble :

Lorsque sa simulation est finie, HANS doit imprimer ce classeur, le faire remplir par les clients, le rescanner, l’envoyer à un responsable qui l’imprime, le signe, le rescanne, l’envoi au vendeur qui l’imprime de nouveau au client. Je vous ai perdu ? C’est normal ! Mais ce processus existe réellement en entreprise.  J’imagine que vous en connaissez des exemples.

Combien de temps a perdu HANS dans cette histoire ? Certainement plusieurs heures par semaine. Il préfèrerait vendre des voitures plutôt que de faire de l’administratif ? Son responsable des ventes aussi.

La question que nous allons nous poser est : comment remédier à cela et trouver une solution simple et durable dans le temps ?

Le point de départ

Votre entreprise dispose de la suite Office 365, vous pouvez donc d’ores et déjà utiliser la Power Platform. Elle est inclue dans la majorité des licences Office 365.

À partir de cela, nous allons détailler quel brique de la Power Platform pourrait correspondre à quel usage.

Le résultat

Il serait plus agréable pour HANS de disposer d’une tablette avec une application. Il pourrait avoir accès à l’ensemble du parc automobile, et accompagner les clients vers l’emplacement de la voiture. Si celle-ci n’est pas disponible, utiliser la réalité augmentée pour visualiser virtuellement la voiture. Il pourrait ensuite réserver instantanément la voiture et à l’aide d’un simple bouton, amorcer une simulation de prêt. Pour saisir les informations clients, il pourrait simplement photographier une carte d’identité et le formulaire se pré-remplirait à l’aide de l’intelligence artificielle.

Un responsable doit approuver la demande ? Aucun problème, HANS dispose d’un bouton pour soumettre une demande d’ approbation et un processus de validation est initié. Son supérieur hiérarchique n’aura qu’à cliquer sur Oui ou Non dans un mail pour approuver la demande.

Le directeur a besoin d’indicateurs de vente ? Un tableau de bord dynamique est en place pour l’informer en temps réel.

Vous avez sans doute l’impression que la mise en place d’un tel système va prendre énormément de temps et demander l’aide d’une équipe de développeurs expérimentés. Ce n’est pas le cas. En effet, nous n’utiliserons que 4 outils, tous inclus dans la Power Platform : Power Apps, Power Automate, Power BI et SharePoint.

Pourquoi Power Apps ?

Power Apps est l’application qu’ HANS va utiliser. Elle est disponible sur les systèmes Apple et Android.

Faut-il coder sur Power Apps ? Non ; tout est construit à l’aide d’une interface web. Les éléments graphiques sont ajoutés comme sur PowerPoint, puis des formules similaires à celles d’Excel, sont paramétrées pour effectuer des actions. Nul besoin, donc, d’un développeur expérimenté !

Vous l’aurez compris, nous allons ici créer les interfaces simples et efficaces pour HANS. Elles doivent être réactives pour faire gagner un maximum de temps. Aucun traitement lourd ne doit être réalisé sur PowerApps.

Ensuite, pour traiter la partie process, nous allons faire appel à Power Automate.

Pourquoi Power Automate ?

Dès que HANS va soumettre une demande d’approbation, mettre à jour une fiche client, lire les informations d’une carte d’identité, valider une demande, nous allons faire appel à Power Automate.

Cet outil, toujours accessible sur le web,  permet d’automatiser des tâches.

Prenons le cas où HANS va demander l’approbation de son responsable. Lorsqu’il va appuyer sur le bouton, Power Automate va jouer son rôle. Le processus va récupérer la demande, effectuer des vérifications, envoyer un mail. Selon la réponse du responsable, différentes actions pourront être effectuées. Mettre à jour des informations, effectuer des calculs, envoyer des mails de confirmations, etc …

Nous évoquons depuis le début des interfaces et des processus automatisés. N’oublions pas que nous gérons avant tout des données concernant des véhicules, des informations sur les clients, des demandes d’emprunts. Nous allons maintenant faire intervenir SharePoint.

Pourquoi SharePoint ?

En préambule, SharePoint n’est pas l’unique solution pour stocker des données. La Power Platform peut se connecter à une multitude de sources de données.* SharePoint présente cependant l’avantage de pouvoir être utilisé directement par des utilisateurs finaux. Gérer des données sous SharePoint sera plus aisé qu’utiliser une base de données SQL, par exemple.

Nous allons donc imaginer que le cœur de la solution est basé sur un système de données hébergé par SharePoint. À travers un site, nous pourrons gérer à la fois des listes de données et les stocker (Photos & Signatures).

Dans notre exemple, HANS n’est plus concerné par cette partie. Elle peut être gérée par une autre équipe qui exploitera les données. Nous pouvons imaginer un utilisateur qui met à jour en temps réel la liste SharePoint des véhicules disponibles.

SharePoint présente aussi l’avantage de procurer des fonctionnalités supplémentaires à Power Automate. En effet, il est possible de déclencher des traitements à l’aide de certains événements SharePoint. L’évènement le plus courant étant « Lorsque j’ajoute un élément dans une liste », j’exécute une suite d’actions déterminées.

Lorsque HANS cliquera sur « Envoyer la demande », une ligne sera ajoutée dans SharePoint et un flux sera exécuté automatiquement dans Power Automate.

Maintenant que nous voyons plus clair sur la gestion des données, le responsable des ventes va avoir besoin de lire ces informations. Le tout présenté sous forme de tableaux de bord synthétique. Nous allons maintenant faire intervenir notre dernier outil : Power BI.

Pourquoi Power BI ?

Notre responsable, Friedrich a besoin de produire un suivi des demandes d’emprunt et de vérifier si sa concession ne prend pas trop de risques. Dans l’idéal, il aimerait pouvoir se connecter à un site, consulter en temps réel les demandes en cours et passées et disposer d’ indicateurs. Du rouge sur le nombre de demandes « risquées » et du vert pour les demandes qui le sont moins. Il aimerait ensuite pouvoir exporter ce rapport au format PDF et l’envoyer aisément à sa hiérarchie.

Power BI va répondre à ce besoin. La conception de ce rapport se basera sur les données SharePoint, le moteur Power BI  effectuera les différents calculs et produira les indicateurs. Un rapport Power BI a l’énorme avantage d’être esthétique et permet une lecture rapide des données Toutes les fonctionnalités d’export, en pdf par exemple, sont, bien entendu, natives au produit.

Que faut-il faut retenir ?

La Power Platform mérite d’être évaluée. Si vous envisagez un développement spécifique pour votre besoin, la Power Platform vous permettra de gagner du temps

Le temps de développement du processus sur lequel nous avons bâtit notre exemple est de l’ordre de quelques jours.

Bien entendu, selon le besoin, la barrière est très fine entre le choix de réaliser un développement spécifique ou un projet à l’aide de la Power Platform. Nous pouvons vous aider dans cet arbitrage.

Nous espérons vous avoir éclairé sur le potentiel de la Power Platform. C’est nouveau et l’évolution est exponentielle. Nous produirons prochainement d’autres articles sur le sujet. N’hésitez pas à nous contacter par mail (contact@neos-sdi.com) et à nous suivre sur LinkedIn pour être au courant des dernières actualités.

Vous pouvez désormais retrouver le 2^ème épisode de notre série Power Platform Stories ici.

Michaël Deschamps – Consultant technique chez Neos-SDI